GİRİŞ:
İletişim Nedir?
İletişim duygu, düşünce, bilgi ve haberin her türlü biçim ve yolla kişiden kişiye aktarılması ve kişilerin birbirlerini anlamasıdır.
İletişim Türleri:
- Konuşarak yapılan iletişim,
- Jest ve mimiklerle yapılan iletişim,
- Resim, şekil, çizgi gibi sembollerle yapılan iletişim,
- Simgelerle yapılan iletişimdir.
İletişim Ögeleri:
İnsan duygu ve düşüncelerini en iyi şekilde dil ile anlatır. Dille gerçekleştirilen iletişim; resim, şekil, işaret ve vücut diliyle yapılan iletişimden daha güçlü ve daha kullanışlıdır.
Gönderici (Kaynak): Duygu, düşünce ve isteklerin aktarılmasında sözü söyleyen kişi veya topluluktur.
Alıcı; Duygu, düşünce ve isteklerin iletildiği, aktarıldığı kişi ya da topluluktur.
İleti; Göndericinin alıcıya aktardığı duygu, düşünce, istek ve mesajlardır.
Kanal; Göndericinin, iletiyi alıcıya gönderirken kullandığı yol veya araçtır.
Bağlam; İletişim unsurlarının birlikte meydana getirdikleri ortamdır.
Geri bildirim; Alıcının göndericiye verdiği her türlü yanıttır.
Şifre: Gönderici, iletisini yazıyla, resimle, rakamla vb. aktarabilir. İşte bunlardan her biri şifredir.
İletişimi başlatan unsur; göndericidir. İletişimin sağlıklı olabilmesi için gönderici durumundaki kişinin, alıcıyı ve onun durumunu göz önünde bulundurması gerekir.
Gösterge nedir?
Kendi dışındaki bir şeyi gösteren, düşündüren, onun yerini alabilen, sözcük, nesne, görünüş veya olgulara gösterge denir. Sözcük, resim, şekil, işaret vb. diğer öğelere de gösteren denir.
Göstergeler, dil göstergeleri ve dil dışı göstergeler olmak üzere ikiye ayrılır:
- Dil Göstergesi
Söz veya yazıyla gerçekleştirilen her türlü etkinlik, eylemdir. Örneğin her sözcük, bir dil göstergesidir. Ancak resim, şekil, işaret, hareket, jest ve mimikler dil dışı göstergelerdir.
- Dil Dışı Göstergeler
Doğal gösterge: İlkbaharda ağaçların yeşermesi gibi her türlü doğal durum doğal göstergedir.
Sosyal gösterge: Görgü kuralları, trafik lambaları gibi unsurlardır.
Dil Dışı Göstergeler ve Özellikleri:
Belirti: Amacı olmayıp istem dışı gelişen doğal göstergelerdir. Gösteren ile gösterilen arasında ilişki nedenlidir. Örneğin gece bir evin ışığının yanması, insanların yatmadığının belirtisidir, dumanın görülmesi ateşin varlığını gösterir.
Belirtke: İletişim kurma, bir ileti aktarma, bir bilgi verme amacı içeren göstergelerdir. Gösteren ve gösterilen arasındaki ilişki nedensizdir. Mesela, trafik levhaları vb.
İkon: Resim, heykel, fotoğraf gibi dili kullanmadan bilgi ve iletileri aktaran görsel araçlardır.
Simge: Bir toplumda gösterenle gösterilen arasında sürekliliğini koruyan, genellikle nedensiz ilişkiye dayanan bayrak, güvercin, zeytin dalı gibi görsel biçimdir.
Kurum İçi İletişim:
Günümüzde iletişim kanalları çeşitlenerek çok hızla gelişmektedir. Bu durum kurum içi iletişimde önemli yeniliklere sahne olmaktadır. Elektronik posta, sosyal medya, web sitesi, mesajlaşma programları, bloglar gibi bilgisayar ve internete dayalı teknolojiler, kalitenin gelişimi sürecine ciddi katkıda bulunmaktadır.
Bu yeni teknolojiler kurumlara, zaman ve mekana bağlı olmaksızın iletişimde verilerin saklanması, maliyetten tasarruf gibi konularda kazanımlar sağladığı gibi iletişimin kalitesini de güçlendirmektedir.
Kurumlarda çalışanların koordine edilmesi ve bilgi akışının hızlı bir şekilde sağlanması ancak kurum içi iletişimin sağlıklı işlemesi ile mümkündür.
Bu durum her zaman hizmetin de kalitesini doğrudan etkilediği gibi ürünün de kalitesini artırır.
Böylece sağlanan kazanımlarla insan odaklılık, sürekli eğitim ve gelişme, katılımcılık, paylaşım ve liderlik unsurlarıyla şekillenen kalite olgusu bir üst aşamaya taşınmış olur.
Planlama ve Koordinasyon:
İletişimin kalitesi açısından planlama ve koordinasyona önem verilmesi gerekmektedir.
Kurumda hedeflenen sonuçlara ulaşabilmek ve başarılı olabilmek için ilgili konuları anlamak ve devamında da bilinçli tepkiler gösterebilmek gerekir.
Sosyalizayon: Kurum içinde bireylerin etkin faaliyette bulunmalarını sağladığı gibi kuruma bağlılığı ve kuruma yönelik bilinci oluşturup aynı zamanda kurumdaki faaliyetlere aktif katılma sürecini de teşvik etmektedir.
Motivasyon: Çalışanların belirli bir amacı gerçekleştirebilmeleri için kendi arzu ve istekleri ile davranmalarını sağlayabilme ve güdüleme sürecidir.
Tartışma: Kurum içinde farklı düşüncelerden yola çıkıp var olan sorunlara yönelik çözüm önerileri sunabilmek becerisine sahip olmaktır.
Eğitim: Kurum içinde bireylerin gelişimine katkıda bulunabilmek için bilgi aktarımına ortam ve olanak sağlamaktır.
Kültürel Gelişme: Kurum içinde farklı seviyelerde bulunan bireylerin
duygu ve düşüncelerinin ortak bir paydada paylaşmalarına olanak sağlayabilmektir.
Entegrasyon: Kurumda bulunan tüm birimlerdeki çalışanların gözünden olayları ve sonuçları değerlendirmek ve çalışanların kurum içinde iletişim, uyum ve bütünleşmesini sağlamaktır.
Web sitesi: Bir çalışandan aynı anda çok sayıdaki kişiye yapılan iletişimdir. Tanıtım ve bilgi paylaşımı da yapılabildiği gibi duyuruda bulunabilmeyi de sağlamaktadır.
Usenet: 1979 yılından beri kullanılan dünyanın en eski, yaygın ve heterojen grup iletişim sistemi olduğu gibi Wikipedia gibi değişik konulardaki haber, yazı, grafik, fotoğrafların paylaşılabildiği herkese açık bir platformdur.
Bloglar: Blog internet günlüğü olup çoğunlukla yazanların deneyimlerini ve yaşadıklarını aktardığı ortamdır.
Sosyal ağlar: Sosyal medya olarak da bilinen sosyal alanlardır. Bilgi ve görüşlerin paylaşabilmesine olanak tanıdığı gibi yeni iletişim teknolojileri için de oldukça önemli bir araçtır.
Kurumlar web sitesi, facebook, instagram veya twitter sayfası oluşturup kurumla ilgili bilgi ve duyurularını çalışanlarıyla ve diğer insanlarla sosyal medya üzerinden paylaşabilmektedir.
Kurumun varlığının Sürekliliği:
Kalite yönetiminin kritik ögelerinden birisi de katılımcılık ve yetki devridir.
Katılımcılık; yönetimin karar alma, planlama ve uygulama süreçlerine herkesin dâhil olmasıdır.
Kurum İçi İletişimin Geliştirilmesi:
Yönetici, zaman ve nitelik olarak isteklerini ekibine iletişim kanallarıyla aktarır. Bu durum işyerinde başarı ve mutluluğu beraberinde getirir.
İşletmeler açık olan ve iletişim kurabilen çalışanı tercih eder.
İşletmelerde birimler arası bilgiye ulaşmak kolay ve düzenli olmalıdır.
Bu durumun organize edilebilmesi için, bildirim sistemi kurulabilir.
Böylece birim sorumluları oluşturulan bildirim sistemiyle belgeleri belli bir düzen içinde paylaşır ve güncellemeler yapıp bilgi alışverişinin daha hızlı ve beklenen düzeyde olması sağlanır.
İşletme içi iletişim çalışanlar arasındaki etkili iletişimin teşvik edilmesiyle işleyen bir sistemdir.
Kurum içi iletişimin sağlıklı yürüyebilmesi için;
- Çalışanların deneyimi
- İşletmenin iş hedefleri
- Teknolojik dönüşümü gerektiren değişiklikler
- Yeni girişim, program ve projeler
- Yönetici düzeyinde işe alımlar
Tüm bu unsurlar çok önemlidir.
Çalışanlarla sürekli biçimde iletişimde olmak onları hem motive eder hem de bağlılıklarını pekiştirmek açısından çok değerlidir.
Çalışanların,
- Düşünce ve fikirlerine önem verilmesi,
- İşletme ile ilgili şikâyetleri veya önerileri hakkında dönüş yapmalarının sağlanması,
- Yaptıkları iş ve iş yerleri ile ilgili düşüncelerinin sorulması,
- Düşüncelerine saygı duyulup değer verilmesi,
İşletmedeki iletişimin kalitesini arttırır.
İnsanlar birbirine benzemediği için onları yakından tanımak önemlidir.
Çalışanların yüz yüze mi telefon, anket, haber bülteni aracılığıyla mı iletişim kurmayı tercih ettiği önemsenmelidir.
Sonuç:
Kurumun varlığını sürdürebilmesi, sürekli iyileştirme çabaları içinde yol kat edebilmesi ancak iletişimin sağlıklı yapılabilmesiyle mümkündür. Bu durum üretim faktörü dahilinde çalışmalara ivme kazandırır.
İç iletişim, işletmenin daha etkin biçimde işlemesini sağlarken, çalışanın işletmeye bağlılığını da artırır. Böylece etkili ve güçlü ekipler oluşurken işletmenin rekabet gücü de yükselir.
İç iletişim, iş kalitesi ve sürekliliği için oldukça önem arz eder. Ortak hedeflerde tüm çalışanları uyumlu hale getirir.
Bu derece etkin bir iç iletişim sağlamak, işletmedeki yerinizi daha üretken, iş birliğine odaklı ve ilgili hale getirmenin müthiş bir yoludur.
KAYNAK: AOF